Giải pháp quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật (Asset management) Công ty Xăng Dầu B12 - Tập đoàn xăng dầu Việt Nam

HIỆN TRẠNG


Giới thiệu công ty xăng dầu B12

Công ty Xăng dầu B12 với góc nhìn trên cao

Công ty Xăng dầu B12 (B12) tiền thân là Công ty tiếp nhận xăng dầu Quảng Ninh; Các công trình xăng dầu gồm cảng tiếp nhận, kho bể chứa và tuyến đường ống xăng dầu đầu tiên do Liên xô cũ giúp ta xây dựng; Hệ thống công trình được thiết kế thi công từ năm 1969, đến tháng 6/1973 hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng với mục tiêu nhiệm vụ cung ứng đảm bảo nguồn cho chiến trường miền Nam trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước.

Là đơn vị đầu mối của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam ở miền Bắc, Công ty Xăng dầu B12 quản lý khai thác các công trình gồm: Cảng dầu tiếp nhận được loại tầu đến 40.000 DWT; 05 kho xăng dầu với sức chứa 337.200 m3, được nối liên hoàn với gần 600km đường ống xăng dầu, đi qua 6 tỉnh thành phố Quảng Ninh, Hải Phòng, Hải Dương, Hưng Yên, Bắc Ninh và Hà Nội; có 118 cửa hàng xăng dầu.

Tại Cảng đầu mối, đến nay mỗi năm tiếp nhận hơn 4 triệu m3 xăng dầu các loại, bơm chuyển bằng đường ống cho tổng kho Đức Giang - Hà Nội, tổng kho Thượng Lý - Hải Phòng và kho xăng dầu K135 - Phủ Lý Hà Nam.

Công ty thực hiện nhiệm vụ chính: Đảm bảo nguồn xăng dầu phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh năng lượng quốc gia cho hầu hết các tỉnh, thành phố vùng duyên hải, đồng bằng trung du và miền núi phía Bắc; Kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu, đáp ứng nhu cầu cho phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng các tỉnh Quảng Ninh, Hải Phòng, Hải Dương và Hưng Yên; Dự trữ xăng dầu Quốc gia theo kế hoạch.


Hiện trạng trước khi triển khai dự án tại B12
Về quy trình, quy định:
Đối với từng loại máy móc thiết bị cụ thể, B12 đều có quy trình cụ thể quy định công tác sửa chữa bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ theo nhiều cấp độ khác nhau. Tuy nhiên, công tác hiện tại nay không phân định cụ thể theo quy trình. Cụ thể, hàng năm đơn vị lập kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng chung theo kỳ đối với từng loại thiết bị. đến kỳ bảo dưỡng sửa chữa, cán bộ kỹ thuật được giao sẽ thực hiện công tác bảo dưỡng sửa chữa theo tình trạng cụ thể của từng loại thiết bị. Các cấp độ: Bảo dưỡng, sửa chữa thay thế, đại tu, trung tu, tiểu tu, kiểm định, hiệu chuẩn….
Về công tác quản lý lý lịch trang thiết bị:
Việc cập nhật lý lịch và các thông tin khác hiện nay chỉ được cập nhật theo dõi một số máy móc trong dây chuyền sản xuất chính (Bể, trạm biến áp, máy bơm chính, tàu…). Các thiết bị không được cập nhật lý lịch thì sẽ được giao trực tiếp cho cán bộ theo dõi quản lý trực tiếp cập nhật thông tin theo dõi, do đó việc cập nhật theo dõi thông tin về các thiết bị này không đầy đủ và chính xác, gây khó khăn trong công tác quản lý.

Hệ thống kho bể với quy mô lớn tại B12
Về công tác sửa chữa, bảo dưỡng:
Công tác quản lý chưa theo dõi có hệ thống việc thực hiện công tác sửa chữa bảo dưỡng trang thiết bị đột xuất/ định kỳ. Do đó Lãnh đạo Công ty/ Phòng QLKT Công ty gặp khó khăn trong công tác theo dõi, lập kế hoạch sửa chữa, bảo dương trang thiết bị.
Về công tác báo cáo:
Định kỳ, các đơn vị tại B12 sẽ lập các báo cáo dựa vào thống kê theo các quy định hiện hành như:
  • Báo cáo tổng hợp tình trạng trang thiết bị kỹ thuật (Theo quý);
  • Báo cáo tình trạng hoạt động kỹ thuật các trạm Ca tốt (Theo quý);
  • Báo cáo chế độ vận hành tuyến ống (Theo quý);
  • Biên bản kiểm tra độ dày tuyến ống (Theo năm);
  • Dự đoán khả năng đáp ứng trong tương lai.
  • Biên bản kiểm tra định kỳ hệ thống chống sét và chống tĩnh điện (Theo năm)
Các số liệu báo cáo được kết hợp từ các sổ sách thống kê, hồ sơ kỹ thuật và cũng tốn khá nhiều công sức và thời gian để hoàn thiện báo cáo.

Về công cụ hỗ trợ:

Năm 2012, Petrolimex đã triển khai phần mềm SAP. SAP là giải pháp phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP), giải pháp này mang đầy đủ các chức năng chuyên biệt trong nghiệp vụ quản lý của Ngành từ thượng nguồn quản lý hoạch định chuỗi cung ứng, lọc dầu, hạ nguồn quản lý thiết bị & tài sản, đến các hoạt động quản trị và hỗ trợ như: tài chính, nhân sự, phân tích, kiểm soát, v.v...

B12 sử dụng phân hệ quản lý thiết bị & tài sản trên phần mềm SAP để quản lý các thông tin về các tài sản và công cụ dụng cụ tại công ty. Tuy nhiên phần mềm này được B12 khai thác trên khía cạnh quản lý của Kế toán là chủ yếu, như các thông tin về nguyên giá, khấu hao,…Còn các thông tin về thông số kỹ thuật, các công tác bảo dưỡng, sửa chữa cả định kỳ và đột xuất hiện vẫn chưa được quản lý trên phần mềm SAP. Đây cũng là một trong những khó khăn mà B12 đặt mục tiêu khắc phục nhằm nâng cao công tác theo dõi và kiểm soát.


PHẠM VỊ TRIỂN KHAI


Mục tiêu triển khai

Dựa trên những kinh nghiệm triển khai của HPT, kết hợ với những yêu cầu về quản lý, ban dự án đã xác định c mục tiêu cụ thể như sau:
  • Quản lý toàn bộ hồ sơ, vòng đời trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật đã đầu tư trong Công ty B12.
  • Giám sát chặt chẽ tình trạng hoạt động trang thiết bị trong dây truyền sản xuất kinh doanh.
  • Hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi, giám sát công tác kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm định, hiệu chuẩn trang thiết bị theo tiêu chuẩn/ quy định/ quy phạm liên quan.
  • Tránh sót việc, giảm bổ sung kế hoạch kỹ thuật, giảm thời gian công tác chuẩn bị bảo dưỡng, sửa chữa.
  • Dự đoán khả năng đáp ứng trong tương lai.
  • Nâng cao hiệu quả công tác tổng hợp, tra cứu, tìm kiếm cơ sở vật chất kỹ thuật từ Công ty đến đơn vị.

Với các mục tiêu rõ ràng như trên, HPT đã đề xuất triển khai theo các giai đoạn cụ thể như sau:
Các giai đoạn triển khai chính tại B12

Công tác triển khai

Nhanh chóng nắm bắt mục tiêu quản lý của công ty Xăng dầu B12, HPT đã phối hợp với Ban dự án B12 nhằm triển khai các hạng mục công việc:

1. Thực hiện phân loại tất cả các chủng loại về tài sản & công cụ dụng cụ trên toàn phạm vi Công ty B12 để có thể thống nhất được về các thức nhận dạng và phân loại trong quá trình nhập liệu mới cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như vận hành, khai thác về sau.

2. Xây dựng cơ sở dữ liệu, mẫu thông tin nhập liệu về c sở vật chất kỹ thuật. Thực hiện đào tạo, hướng dẫn tập trung cho tất các đơn vị nhằm tránh sai xót trong nhập liệu thông tin về sau.

3. Cấu hình, tùy chỉnh phần mềm với các tính năng đáp ứng mục tiêu quản lý của Công ty xăng dầu B12 như:

a. Quản lý thông tin theo vòng đời của cơ sở vật chất kỹ thuât: từ giai đoạn tài sản, trang thiết bị được đưa vào sử dụng, trải qua các giai đoạn sử dụng, thay đổi trạng thái, thông tin, điêu chuyển, …tới khi tài sản, trang thiết bị đó bị hủy hoặc thanh lý.

b. Lập kế hoạch và báo cáo kết quả công tác thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm định, hiệu chuẩn theo các tiêu chí như định kỳ, đột xuất.

c. Tự động gửi các thông báo, cảnh báo tới các cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý nhằm tránh sót việc cho từng chủng loại tài sản, trang thiết bị.

d. Tính năng tìm kiếm, tra soát với hơn 20 tiêu chí lọc.

e. Hệ thống báo cáo đa dạng với các tiêu chí quan trọng hỗ trợ nhanh chóng và tiện lợi cho các cấp quản lý như: báo cáo kiểm kê, báo cáo tình trạng, báo cáo kế hoạch, báo cáo kết quả bảo dưỡng/sửa chữa…..

4. Thực hiện hướng dẫn, đào tạo cách thức vận hành, khai thác phần mềm cho tất cả các đơn vị của Công ty Xăng dầu B12. Giúp các các bộ vận hành như cán bộ kỹ thuật quản lý, cán bộ quản lý,…đều có thể làm chủ được phần mềm.


KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC


Sau 03 tháng, HPT đã phối hợp Ban dự án B12 triển khai thành công dự án với các kết quả cụ thể như sau:

1. Xây dựng quy định quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật Công ty xăng dầu B12 áp dụng cho tất cả đơn vị, nhằm kiểm soát các công tác quản lý, theo dõi, khai thác tài sản, trang thiết bị tại B12.

2. Ngoài ra, Công ty B12 được cung cấp một phần mềm với các tính năng ưu việt phục vụ các công tác quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật như:

a. Tính năng quản trị danh mục và quản trị hệ thống: Đồng bộ tài khoản người dùng với AD Tập đoàn. Khai báo quản trị User theo yêu cầu.

b. Tính năng quản lý hồ sơ, vòng đời cơ sở vật chất kỹ thuật giúp hiển thị những thông tin cần thiết của từng thiết bị, từng chủng loại thiết bị, nhóm thiết bị hay bất cứ các thông tin liên quan đến trang thiết bị kỹ thuật. Ngoài ra, phần mềm cho phép thiết lập mối liên kết cha con giữa các trang thiết bị, dễ dàng hơn cho công tác theo dõi quản lý và giám sát.

c. Tính năng quản lý công tác bảo dưỡng - sửa chữa và kiểm định – hiệu chuẩn của tài sản, trang thiết bị kỹ thuật như lập kế hoạch, cung cấp cơ chế tự động cảnh báo, nhắc nhở định kỳ.

d. Tìm kiếm thông tin: Phần mềm cho phép người dùng thống kê tìm kiếm nhanh một hoặc nhiều loại tà sản, trang thiết bị kỹ thuật với hơn 20 tùy chọn khác nhau, theo các nhóm khác nhau. Dễ dàng cho người sử dụng và linh động trong công tác quản lý.

e. Các báo cáo: Hiện nay hệ thống cung cấp 18 báo cáo, với các báo cáo quan trọng như:

  • Báo cáo kiểm kê Tài sản, Công cụ dụng cụ theo chuẩn kế toán.
  • Báo cáo kế hoạch dự kiến bảo dưỡng sửa chữa/kiểm định hiệu chuẩn trang thiết bị kỹ thuật và công cụ dụng cụ theo kế hoạch định kỳ/ đột xuất/ theo thông số hoạt động.
  • Báo cáo kết quả công tác bảo dưỡng sửa chữa/kiểm định hiệu chuẩn trang thiết bị kỹ thuật và công cụ dụng cụ theo kế hoạch định kỳ/ đột xuất/ theo thông số hoạt động.
  • Báo cáo chi tiết lý lịch của tài sản, trang thiết bị kỹ thuật và công cụ dụng cụ theo các tiêu chí tùy chọn khác nhau
  • Báo cáo công tác thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ Báo cáo tình trạng trang thiết bị kỹ thuật.